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O que observar antes de contratar uma administradora de condomínio?

Para ter garantido o bom andamento das atividades essenciais de um condomínio, é importante que, em todas as funções, sejam contratados profissionais de confiança, que garantam a excelência na prestação de serviços e que atuem com competência e responsabilidade. É isso o que se espera também dos serviços prestados pelas empresas administradoras contratadas pelos síndicos.


Em geral, as administradoras de condomínios atuam como auxiliares na gestão das atividades do edifício, ao lado dos síndicos. Entre as funções dessas organizações estão a prestação de contas gerais do empreendimento, o acompanhamento das legislações pertinentes e a gestão das questões contratuais dos funcionários do condomínio, como seguranças, profissionais da limpeza e zeladores. Também são atribuições das administradoras operacionalizar as atividades de gestão administrativa, como a documentação de cadastros, e efetuar a cobrança das taxas condominiais. Outros papéis das administradoras dizem respeito à área técnica sobre normas jurídicas e tributárias, à gestão financeira e à contabilidade. Além disso, é sua função prestar informações contábeis e tributárias aos condôminos e ao fisco, nas esferas municipal e federal.


De fato, são muitas as incumbências demandadas das administradoras. Para garantir a qualidade dos serviços prestados por essas empresas, portanto, antes de escolher uma entre as várias opções disponíveis no mercado, os síndicos precisam observar uma série de aspectos relacionados ao histórico e à capacidade dessas organizações. A capacidade técnica e financeira e a idoneidade moral são alguns dos pontos fundamentais a serem analisados antes de estabelecer uma parceria.


Para apurar informações sobre as administradoras, algumas medidas podem ser tomadas pelos contratantes. O primeiro passo é pesquisar o status do CNPJ e CPFs dos sócios na Receita Federal e no Tribunal de Justiça. Isso ajuda na verificação da veracidade de dados cadastrais e garante que a empresa esteja ativa e regular junto aos órgãos fiscalizadores. Outra ação interessante é conversar com outros síndicos para buscar referências e indicações.


Antes de estabelecer, de fato, a contratação, é fundamental entrar em contato com instituições de referência no setor para verificar a credibilidade da administradora. Em Minas Gerais, essa consulta pode ser feita na Câmara do Mercado Imobiliário e Sindicato das Empresas do Mercado Imobiliário de Minas Gerais (CMI/Secovi-MG), que, há cerca de quatro décadas, reúne empresas dos segmentos de administradoras de condomínios, administradoras e corretoras de imóveis, incorporadoras e loteadoras.


Depois de analisadas todas as instâncias e escolhida a administradora, é importante estabelecer uma relação de confiança e de transparência com relação ao condomínio. Durante a vigência do contrato, a atuação da empresa pode e deve ser acompanhada pelo síndico e pelos condôminos por meio do acesso facilitado ao fluxo financeiro do caixa condominial e da possibilidade de acompanhar diariamente as atividades desempenhadas. Lembrando que, embora seja permitido ao síndico transferir total ou parcialmente suas funções administrativas a uma empresa especializada, a responsabilidade continua sob sua competência.


Medidas de precaução não são exageradas. Afinal, a escolha equivocada de uma administradora pode trazer sérias complicações financeiras, trabalhistas, sociais e fiscais para o condomínio, além de prejudicar o bom andamento de atividades essenciais para a boa convivência e para o funcionamento adequado do empreendimento.


A CMI/Secovi-MG, tendo em vista a importância das atividades desempenhadas por essas empresas, mais do que oferecer recomendações, incentiva a adoção de estratégias de compliance. O termo originário do inglês abrange desde aspectos como a gestão de pessoas e a prevenção de perdas até a análise e contenção de irregularidades. Isso garante a boa imagem das administradoras junto aos contratantes. Afinal, como já dito, credibilidade e transparência são aspectos fundamentais no mercado.


Fonte: Jornal Estado de Minas - Lugar Certo


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