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O que é eSocial?

O que é eSocial?

Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas é o nome do sistema que tem como sigla "eSocial". O projeto surgiu para facilitar a entrega dos dados empregatícios, previdenciários e fiscais das PJ (Pessoa Jurídica).

Iniciou em 2014 como um sistema para consolidar e melhorar os bancos de dados do Ministério de Trabalho, da Caixa Econômica Federal e da Receita Federal. Gradualmente, o sistema é implementado também para as empresas, como uma forma de simplificar o método de entrega das declarações trabalhistas.

Benefícios

O projeto traz benefícios para diversos setores e facilita a rotina contábil e fiscal:

Para os declarantes, o eSocial centraliza todas as informações em um lugar, facilitando os envios de dados e diminuindo o risco de duplicidades. Apesar de necessitar adaptações e mudanças, com o tempo as entregas acontecerão de uma forma mais simples do que são atualmente: várias declarações obrigatórias são entregues separadamente para cada órgão específico. Com o eSocial, os dados serão enviados para uma única base de dados e nesta os órgãos têm acesso às informações que necessitam. Além desses benefícios, a comunicação do Departamento de Pessoal com o Fiscal e com o Contábil tende a ficar mais fácil, aproximando as áreas.

Essas características também facilitam a fiscalização do Governo Federal, trazendo mais agilidade e eficiência para verificação dos dados e arrecadações de tributos. Com esses benefícios a tendência é dificultar a sonegação de impostos e a existência de empresas que não trabalham conforme a legislação.

Obrigações

Como dissemos anteriormente, com o eSocial as entregas ficam facilitadas e ocorrem em um único lugar. Segue a lista dos documentos e declarações que entram no eSocial:

  •           Folha de Pagamento
  •          Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS)
  •          Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED)
  •          Quadro de Horário de Trabalho (QHT)
  •          Livro de Registro de Empregados (LRE)
  •          Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT)
  •          Relação Anual de Informações Sociais (RAIS)
  •          Comunicação de Dispensa (CD)
  •          Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP)
  •          Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF)
  •          Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF)
  •          Manual Normativo de Arquivos Digitais (MANAD)
  •          Guia da Previdência Social (GPS)
  •          Guia de Recolhimento do FGTS (GRF)

 E os condomínios?

Todos os condomínios são obrigados a aderir ao eSocial, mesmo aqueles que não possuem funcionários próprios. Dessa forma, os condomínios devem adaptar para seguirem todas as regras e legislações e buscar sempre o auxilio de profissionais adequados para que todos os processos sejam realizados corretamente. Um fato importante, que devemos ressaltar é que para realizar as entregas de informações do eSocial, é preciso ter o Certificado Digital ou uma procuração para que o envio seja realizado pela administradora, ou seja,  o condomínio deve ter o registro do síndico atualizado na Receita Federal. Além disso, para realizar as entregas, é necessário possuir um programa de folha de pagamento de um Software House, autorizada pela Receita Federal, o que gera custos para o condomínio. O não cumprimento das exigências e obrigações do eSocial tem como consequências as multas, o que pode comprometer a vida financeira de alguns condomínios.

Para alimentar o eSocial corretamente e entregar todas as obrigatoriedades, é necessário ter alguns conhecimentos sobre as áreas e sobre as declarações, assim, é recomendado que o síndico procure e conte com o auxílio de profissionais capacitados, um grande beneficio para os condomínios que possuem contratos com administradoras. É importante que a comunicação entre o síndico e a administradora seja transparente, organizada e fluída para que todos os prazos de entregas sejam cumpridos. As informações devem ser transmitidas com antecedência, principalmente sobre os funcionários do condomínio, por exemplo, em caso de férias, licenças, admissões, entre outros.

Com todas essas mudanças, é necessário que as administradoras estejam preparadas para acompanhar e realizar todo o trabalho corretamente, cumprindo, portanto, as atribuições. É papel da administradora orientar o síndico e cobrá-lo, quando necessário, o repasse  das informações que são responsabilidade dele transmitir. Por outro lado,  é papel do síndico acompanhar todo o trabalho da prestadora de serviços contratada.

O mesmo acontece com os condomínios que possuem funcionários terceirizados. O eSocial promete uma maior transparência, assim, fica mais fácil para o síndico acompanhar o trabalho da prestadora e verificar se todos os pagamentos e entregas foram realizados corretamente. Lembre-se: o síndico é quem responde criminalmente e civilmente pelo condomínio. 

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